Nach Informationen suchen und Massentagging

Voraussetzung: Im Laufe der Jahre hat Isabelle viele Dokumente, Bilder und andere Informationen in das System eingegeben, von denen einige mit einem oder mehreren Tags versehen sind. Sie möchte nun alle Datensätze finden, die mit ihrem Geschäftskunden „ACME Inc.“ verbunden sind, und diese für einen schnellen Zugriff in der Zukunft kennzeichnen.

So geht's: Isabelle nutzt die erweiterte Suchfunktion „Bulk Operations“, um diese Aufgabe schnell zu erledigen. Von jedem Bildschirm, der das Hauptmenü enthält, beispielsweise „Records“ (Suppl#12), klickt sie auf „Suche“ und wird mit Suppl#37 präsentiert. Sie beginnt damit, nach allen Dateien mit „ACME“ im Titel zu suchen. (Kriterium: „Titel“ enthält ACME). Alle Dateien mit „ACME“ in ihrem Titel werden anschließend in Suppl#39 aufgelistet. Sie klickt auf „Tags hinzufügen“ unter „Bulk Operations“ und sieht Suppl#40. Von dort aus fügt sie einfach das Tag „ACME Inc.“ hinzu. Ein guter Anfang!

Als Nächstes wiederholt sie die Suche wie in Suppl#37. Sie überlegt, wie sie möglicherweise noch ACME-bezogene Aufzeichnungen gespeichert hat. Sie erinnert sich, dass ihr Hauptkontakt bei ACME Jonathan war, und sie glaubt, dass sie einige Aufzeichnungen mit „Jonathan“ irgendwo im Titel gespeichert hat. Deshalb sucht sie diesmal nach Aufzeichnungen, die „Jonathan“ irgendwo im Titel enthalten. Sie stellt fest, dass die Ergebnisse in Suppl#39 Aufzeichnungen enthalten, die ihren Freund Jonathan betreffen (nicht den ACME-Kontakt), die nicht mit ACME in Verbindung stehen. Sie entfernt diese Einträge schnell aus der Ergebnismenge, indem sie auf das Papierkorbsymbol dieser Aufzeichnungen klickt. Sie bleibt nur mit ACME-Jonathan-bezogenen Aufzeichnungen übrig. Wieder klickt sie auf die Bulk-Operation „Tags hinzufügen“ und wählt in Suppl#40 erneut das Tag „ACME Inc.“ aus.

Isabelle ist auf dem besten Weg, ihre Aufgabe zu erfüllen, aber sie ist sich sicher, dass es noch mehr Aufzeichnungen gibt, die mit ACME verbunden sind, mit weder „ACME“ noch „Jonathan“ in ihren Titelbereichen. Sie sucht besonders nach zugehörigen Excel-Tabellen. ACME war seit dem 1. Mai 2020 ein Kunde, und sie ist sich sicher, dass es seit dem 15. September 2021 keine Bewegung mit diesem Kunden gegeben hat. Zurück in den Suchkriterien (Suppl#37) trägt sie Folgendes ein:

Erstellungsdatum: Zwischen dem 1. Mai 2020 und dem 15. September 2021.
Aktienarten: Überprüft nur das Excel-Symbol.
Unter Tags: Muss KEINS von „ACME Inc.“ enthalten (um alle Aufzeichnungen auszuschließen, die sie bereits gefunden und markiert hat).

Die Suche liefert tatsächlich alle relevanten Excel-Dateien! Isabelle klickt erneut auf „Tags hinzufügen“ unter „Bulk Operations“ und fügt auch den relevanten Excel-Dateien das Tag „ACME Inc.“ hinzu.

Von diesem Zeitpunkt an kann Isabelle einfach „Records“ besuchen, wie in Suppl#12, und den Tag-Filter „ACME Inc.“ oben verwenden, um schnell alle ACME-bezogenen Aufzeichnungen anzuzeigen.