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Prämisse: Der Premium-Nutzer Carlos hat gerade die Anwältin Sophie engagiert und möchte ihr sofortigen Zugang zu allen Unterlagen im Zusammenhang mit "John gegen Blake" gewähren. Einige dieser Unterlagen sind jedoch mit "Legacy=ON" gekennzeichnet, was bedeutet, dass sie nur in der Zukunft eingesehen werden können.

So gehen Sie vor: Carlos könnte Sophie zu seinen Kontakten hinzufügen, sie als „Jetzt teilen“ (Suppl#32) kennzeichnen und ihr „Geteilte Zugriffsrechte“ für alle zugehörigen Datensätze einzeln gewähren (Suppl#14). („Jetzt teilen“ überschreibt alle Legacy Einstellungen und gewährt sofort Zugriff.)

Um jedoch diesen zeitaufwändigen Prozess jedes Mal zu vermeiden, wenn Carlos jemand anderem Zugriff auf denselben Datensatz gewähren oder Sophies Zugriffsrechte widerrufen muss, zieht es Carlos vor, Datensatzebene-Operationen zu vermeiden. Stattdessen verwendet er Tags und Kontaktkategorien, wie folgt:

Er fügt den Tag „John Vs. Blake“ (den er spontan erstellen kann) zu jedem zugehörigen Datensatz hinzu (Suppl#13). Hinweis: Carlos kann den Prozess erheblich beschleunigen, indem er die Funktion „Tags hinzufügen“ zu den Suchergebnissen verwendet, Suppl#40, die in Abschnitt 7.8.1 auf Seite 72 beschrieben ist.
Er erstellt dann die Kontaktkategorie „Rechtsanwälte“ und kennzeichnet sie als „Jetzt teilen“ (Suppl#35).
Er fügt Sophie zur neuen Kontaktkategorie „Rechtsanwälte“ hinzu (Suppl#31).
Zum Schluss gewährt er Shared Access für die Kontaktkategorie „Rechtsanwälte“ über den Tag „John Vs. Blake“ (Suppl#27)

Diese Aktionen gewähren den Mitgliedern der Kontaktkategorie „Rechtsanwälte“ gemeinsamen Zugriff. Da diese Kategorie als „Jetzt teilen“ gekennzeichnet ist, erhalten ihre Mitglieder sofort Zugriff und umgehen alle Legacy Einstellungen für Datensätze. Sophie ist in der Kategorie „Rechtsanwälte“, daher erbt sie dieselben Zugriffsrechte.

Variation: Wer Zugriff hat, ändern.

Prämisse: Carlos hat mittlerweile die Rechtsanwälte gewechselt. Er möchte Sophie den Zugriff auf alle seine Dokumente entziehen und den Zugriff auf dieselben Dokumente seiner neuen Anwältin Carmen gewähren.

So gehen Sie vor: Die Kraft der Verwendung von Tags und Kontaktkategorien wird hier offensichtlich. Carlos kann Sophie einfach aus der Kontaktkategorie „Rechtsanwälte“ entfernen und Carmen zur gleichen Kategorie hinzufügen.

Hätte er Sophie manuell auf jedem zugehörigen Datensatz Shared Access gewährt, müsste er nun ihren Shared Access von JEDEM Datensatz entfernen (Suppl#14) und Carmen hinzufügen. Beachten Sie jedoch, dass Carlos in diesem Szenario auch die Funktion Bulk Operation „Geteilte Zugriffsrechte entfernen“ von den Suchergebnissen, Suppl#55, hätte verwenden können, die in Abschnitt 4.7.8.4 auf Seite 72 beschrieben ist.)

Variation: Vorübergehende Widerrufung aller geteilten Zugriffsrechte.

Prämisse: Carlos hat einen Streit mit seiner Anwältin Carmen und möchte vorübergehend alle ihre Zugriffsrechte widerrufen.

So gehen Sie vor: Carlos deaktiviert einfach die Benutzerin Carmen mit Suppl#33. Carmen kann sich weiterhin im System anmelden, aber Carlos’ Profil ist nicht mehr in ihrem Dashboard (Suppl#11) sichtbar.